Дневник проекта
по созданию наглядной системы управления бизнесом

В самый разгар проекта мы столкнулись с тем, что один из наших ключевых сотрудников уволился. Сотрудник ключевого направления, с ключевыми функциями, ключевыми отчетами. Караул!

Да, так бывает. Сотрудник, ответственный за блок учета заболел или ушел в отпуск или уволился (как у нас), и его работу надо срочно кому-нибудь передавать, потому что данные этого блока очень нужны. Нового ответственного нужно быстро ввести в курс дела, отдать таблицы, первичку и сообщить, к какому сроку отчет должен быть готов. Но не так-то все просто.

Во-первых, понадобится какое-то время, пока новый сотрудник вникнет и разберется в логике составления отчета. А во-вторых, наверняка ему понадобится еще время на сбор данных для этого отчета, тем более, если данные нужны от других сотрудников. И это при условии, что получится быстро найти замену.

И здесь на помощь снова приходит «система». Выстроенные процессы по сбору данных, по передаче данных между сотрудниками и четкое разграничение функций и ответственности помогут быстро сориентироваться, что делать и как быть.

Документы, которые помогут структурировать работу:

- матрица ответственности по блокам учета и отчетов

- правила и порядок документооборота

- ну и конечно, должностные инструкции и регламенты по процессам.


При передаче дел между сотрудниками обязательно делайте чек-лист и отчетное совещание по функционалу.

В нашем случае мы перераспределили функционал и отчетность между двумя сотрудниками смежного функционала. Так как регламентные документы и правила по процессам у нас внедрены, передача дел была комфортной и для компании и для специалистов.